Mantenimiento Ágil
Un sistema híbrido para operaciones de mantenimiento excelentes
En el mundo actual, la adopción de métodos de trabajo ágiles es cada vez más crucial. La agilidad aborda los desafíos que las empresas enfrentan en un entorno digital en constante evolución. En este contexto, es fundamental que los procesos sean innovadores, flexibles y centrados en el cliente. Uno de los aspectos clave de este enfoque organizativo es el mantenimiento. Pero, ¿cómo se define exactamente la agilidad en este contexto? ¿Qué métodos ágiles pueden aplicarse al mantenimiento y cómo se establece un marco organizativo para ello? ¿Cómo se integran estas metodologías prestadas del mundo del desarrollo informático con técnicas Lean – TPM? A continuación explicamos nuestro desarrollos y prácticas en las que hemos integrado esos principios en varios de nuestros clientes.
Contexto
Generalmente se reconoce el término “ágil” como uno utilizado en la gestión de proyectos y desarrollo de software. Ágil simplemente significa moverse o responder de manera rápida y fácil. El enfoque ágil tradicional centra una especial atención en la toma de decisiones versátil y adaptativa a las condiciones cambiantes de las necesidades de los clientes. Cuando se trata de gestión de activos, ágil significa ser receptivo al cambio y ser capaz de ofrecer lo que los clientes necesitan, cuando lo necesitan. Un enfoque ágil requiere un alto nivel de coordinación, comunicación e interacción con partners en el proyecto, clientes, proveedores de servicios y otros para satisfacer las necesidades del los clientes en constante cambio.
Los principios Lean – TPM se fundamentan en la mejora de la eficiencia de los sistemas de trabajo a través de la participación activa de los empleados, identificación y eliminación de pérdidas existentes en las operaciones, fortalecer la cultura de confianza y gestión autónoma, desarrollo de iniciativas de mejora continua, gestión visual, trabajo estandarizado, disciplina operacional, etc.
La integración de los dos enfoques proveen una solución muy efectiva para fortalecer la eficacia y resultados de la función de mantenimiento en cualquier tipo de empresa. Más allá de aplicar cualquier clase de métodos ágiles, lo esencial de la mejora está en la coordinación impecable de las acciones acordadas, delegar en forma clara con condiciones de satisfacción y tiempos de entrega cada uno de los compromisos (no tareas), sostener las conversaciones de feedback positivo y análisis oportunos de “breaktroughs” o rupturas que pueden poner en peligro el resultado.
Son numerosos los desarrolladores de software que trabajan bajo el enfoque ágil, ya sea Scrum, Kanban, u otro framework, son escépticos de estas estructuras de trabajo, especialmente, debido a la ineficiencia de las reuniones de revisión y finales. Esta clase de reuniones también las vemos en fábricas, ya sea en proyectos Lean o TPM. El problema es que estas sesiones en equipo no se diseñan correctamente, se convierte en monólogos, son aburridas y simplemente se utilizan para asignar nuevas tareas a los equipos. Esto mismo puede suceder en las reuniones de un modelo de mantenimiento ágil. Por este motivo, nosotros en la Academia TPM desde hace una década hemos innovado los procesos de conversación “Lean”, introduciendo prácticas del Liderazgo Generativo y desarrollos de la ontología del lenguaje, para crear un sistema de trabajo sustentado en conversaciones efectivas. Es en este punto, donde se pueden beneficiar los equipos de proyecto al combinar eficientemente los dos tipos de métodos (sistema híbrido).
Metodologías para la agilidad
Métodos Ágiles esenciales
Scrum. Es la estructura de trabajo más utilizada por desarrolladores. La idea central de la técnica es dividir el trabajo en pequeñas tareas y gestionarlas a través de “sprints” o espacios de tiempo diseñados para ejecutar y valorarlos avances. Scrum requiere de una estructura de gestión con especialistas en el método.
Kanban. A pesar de ser un sistema del mundo Lean o TPS (Toyota Production System), el mundo del desarrollo informático lo ha adaptado a sus necesidades y buscan aplicar el concepto de nivelado de producción en sus operaciones.
Programación Extrema. La programación extrema (XP) es una metodología ágil de gestión de proyectos que se centra en la velocidad y la simplicidad con ciclos de desarrollo cortos. Además, existen variantes como Design Sprint (Google) y otros métodos para agilizar el desarrollo de soluciones para clientes.
Métodos Lean – TPM
Makigami. Es una técnica japonesa que permite analizar el flujo del trabajo en los procesos productivo e identificar puntos de pérdida de agilidad, especialmente debidas a problemas de coordinación entre áreas o actores de un proceso.
Ciclo CAPDo. Es la esencia de las prácticas en TPM. Esta versión del conocido Ciclo Deming, permite estructuras las tareas de mantenimiento con una lógica de prevención y eliminación definitiva de los problemas de los activos.
Gestión Visual. La herencia de las metodologías TPM que favorecen significativamente la agilidad es el uso de conversaciones para la acción frente a los tablones de gestión visual.
Conversaciones para la acción. Nacidas en el mundo de la ontología del lenguaje, John Austin (filósofo inglés) propone que el lenguaje no solo sirve para comunicar, sino que es un poderoso instrumento para generar acción.
Aplicación
Nuestra dilatada experiencia en TPM, nos muestra un camino para desarrollar prácticas ágiles en mantenimiento. Estas tienen su espacio preferente de aplicación en la eliminación radical de las anomalías, averías y defectos ocultos de la maquinaria. Como punto de partida de su aplicación hemos tomado la analogía de un proyecto de desarrollo de software, a un proyecto de estudio y eliminación radical de un problema del equipo. La idea consiste en delegar a los técnicos de mantenimiento periódicamente estudios de mejora de fiabilidad de maquinaria que tiene a su cargo. Aplicando el enfoque ágil, el desarrollo de los estudios de definición del fenómeno físico (técnica 5W), diagnóstico de la causa raíz (técnicas CEDAC, Why&Why y otras), planes de mejora y estandarización de la ruta de mantenimiento. Se pueden adoptar “sprints” del mundo Scrum, pero mejorando el sistema de trabajo con las conversaciones para la acción. Estas prácticas se pueden aplicar al proceso de eliminación de los cuatro tipos de problemas existentes en equipos clasificados por su complejidad: anomalías, problemas esporádicos, problemas crónicos y problemas realmente complejos.
Nuestra propuesta metodológica para mantenimiento ágil tiene su eje principal en la utilización de la lógica del ciclo de mejora CAPDo de TPM. Evolucionamos la gestión de tareas del sistema Scrum, a una gestión más eficiente denominada “gestión de compromisos”, los cuales reducen significativamente los tiempos utilizados en reuniones cortas, sugeridas por el método Scrum, ya que este método sigue asumiendo el enfoque obsoleto del Taylorismo (mando y control) de controlar tareas. En Lean – TPM se gestionan compromisos, en lugar de tareas. Estos compromisos son pactos establecidos a través de conversaciones perfectamente diseñadas, conocidas como conversaciones para la acción.
Igualmente la agilidad de los procesos de mantenimiento preventivo pueden ser analizados y mejorados utilizando la técnica Makigami, una versión mejorada de la herramienta Value Stream Mapping (VSM). Pero todo el trabajo ágil no se logra aplicando métodos de ingeniería. La esencia de la agilidad está en el poder de la coordinación de acciones y esta la hacen personas. El desarrollo de una cultura ágil en mantenimiento debe ser una meta del equipo líder de fábrica y mantenimiento. Para esto, se debe considerar el establecimiento de un propósito de alto nivel que incluya el valor y comportamiento ágil. Desplegar objetivos de mejora de la agilidad y crear una forma organizacional que favorezca su desarrollo es esencial en este proceso de transformación.
Tipo de proyectos ágiles en mantenimiento
