Pilar TPM Office. Excelencia en operaciones transaccionales
Eliminar desperdicios en procesos de gestión y soporte a producción, logística, servicios, posventa, etc.
Tradicionalmente, las aproximaciones de mejora organizacional se han centrado en optimizar dos tipos de procesos: los físicos, que coordinan materiales, equipos y activos; y los informacionales, que gestionan datos, calendarios, reportes y decisiones. Sin embargo, existe un tercer tipo de proceso, igualmente crítico pero frecuentemente ignorado: los procesos relacionales, que coordinan la acción a través de conversaciones, compromisos, confianza y entendimiento compartido entre las personas.
La coordinación de personas para un excelente flujo de procesos transaccionales
Toda organización industrial coordina tres tipos de procesos interdependientes: procesos físicos, informacionales y relacionales. Los procesos físicos gestionan materiales, equipos y recursos; los informacionales gestionan datos, planificación y toma de decisiones; y los relacionales aseguran la coordinación efectiva entre las personas y los equipos mediante conversaciones, compromisos, acuerdos y una comprensión compartida de las prioridades.
En el ámbito de la Excelencia Operacional y TPM Office, tradicionalmente se ha puesto un gran énfasis en optimizar los procesos físicos e informacionales mediante herramientas como VSM, SIPOC, estandarización, gestión visual, análisis de flujos y mejora continua. Sin embargo, una parte relevante de las pérdidas operativas se origina en un tercer ámbito: la forma en que las personas y las áreas se coordinan para ejecutar el trabajo.
Esto es especialmente relevante en las operaciones de soporte a la producción —como Logística, Planificación, Compras, Calidad, Mantenimiento, Ingeniería o Administración—, donde el resultado depende de múltiples interacciones y de la correcta sincronización entre áreas.
Cuando la coordinación no es efectiva, aparecen pérdidas que no siempre son visibles en los indicadores tradicionales: esperas, retrasos, retrabajos, urgencias, interrupciones, reuniones improductivas, exceso de seguimiento, escalados y conflictos entre áreas. Estas ineficiencias generan un Desperdicio de Coordinación que impacta directamente en el servicio a Producción, la productividad, el cumplimiento de los plazos y la capacidad de respuesta de la organización.
La Gestión Centrada en Compromisos™ incorpora esta dimensión relacional a la Excelencia Operacional, permitiendo hacer visible, analizar y mejorar la forma en que las áreas coordinan su trabajo. El objetivo es transformar las interacciones entre equipos en compromisos claros, responsables definidos, fechas acordadas y condiciones de satisfacción compartidas.
De este modo, el pilar de Excelencia en la Gestión de Operaciones de Soporte a la Producción busca no solo optimizar procesos, sino también asegurar que la organización cumple de forma fiable aquello que necesita ser realizado, cuándo debe realizarse y con el nivel de servicio esperado.
El resultado es una organización más sincronizada, predecible y orientada a la ejecución, capaz de reducir pérdidas de coordinación, mejorar el flujo de trabajo entre áreas y proporcionar un soporte más eficaz y estable a Producción.
La Gestión centrada en Compromisos es el eje del pilar TPM Office
La gestión centrada en compromisos, se basa en la premisa de que las organizaciones funcionan a través de redes de compromisos entre sus miembros. En este enfoque, el management se estructura en torno a promesas explícitas y acuerdos bien definidos entre colaboradores, en lugar de depender solo de órdenes o instrucciones.
El proceso comienza con un pedido claro, seguido por una negociación donde las partes establecen condiciones, plazos y expectativas. Luego, el compromiso es aceptado y ejecutado, asegurando la trazabilidad de las responsabilidades. Finalmente, se cierra el ciclo con la evaluación del cumplimiento y posibles ajustes.
Este sistema de gestión transforma la comunicación organizacional, a través de conversaciones estructuradas con una metodología refinada, en una herramienta clave para la coordinación efectiva y la confianza entre equipos, asegurando que cada tarea tenga un responsable y un resultado esperado dentro de la dinámica empresarial.
Makigami una técnica que permite identificar los despilfarros transaccionales
Makigami, en su esencia, es mucho más que una técnica de mapeo de procesos. Su nombre proviene del japonés “roll of paper”, y hace referencia al “guion de acción” que, en su origen, utilizaban los ninjas para estructurar sus movimientos críticos. Ese mismo concepto se traduce hoy en un método que recoge los principios fundamentales —las “reglas de oro”— para intervenir sobre la forma real en la que fluye el trabajo.
- Makigami puede mejorar cualquier proceso en cualquier entorno . Aplicable en oficinas, hospitales, laboratorios o procesos administrativos en general, allí donde el trabajo no es visible físicamente pero sí altamente dependiente de coordinación entre personas y áreas.
- Makigami es una herramienta de equipo. El conocimiento real del proceso está en las personas que lo ejecutan cada día. Makigami estructura ese conocimiento colectivo, permitiendo revelar ineficiencias que ningún análisis externo podría identificar por sí solo.
- Makigami impulsa mejoras de tipo “breakthrough”. No es una herramienta de mejora incremental. Es un enfoque de transformación (kaikaku) que permite rediseñar el flujo del proceso para lograr saltos significativos de rendimiento, sobre los cuales posteriormente pueden aplicarse mejoras continuas (kaizen).
Nuestro entrenamiento
Los profesionales de The TPM Academy intervienen directamente en procesos críticos para identificar y corregir fallos de coordinación que están impactando en los resultados del negocio.
A través de una intervención intensiva basada en Gestión centrada en Compromisos y Makigami, realizamos en una jornada un diagnóstico preciso del flujo real del proceso: dónde se generan retrasos, reprocesos, desalineaciones y pérdidas de eficacia.
No se trata de un taller convencional. Nuestros consultores actúan como facilitadores expertos, pero son los propios actores del proceso quienes hacen visible la realidad operativa y construyen, con acompañamiento experto, un plan de acción concreto y viable.
Este enfoque tiene un impacto inmediato: los equipos no solo identifican los problemas, sino que se comprometen activamente con su resolución.
De forma complementaria, nuestros coaches organizacionales y ejecutivos trabajan sobre un factor crítico que habitualmente no se aborda: la calidad de las conversaciones de coordinación. Fortalecer estas competencias permite consolidar los cambios y asegurar que los resultados se sostienen en el tiempo.
Valor que aportamos
Cuando una organización necesita mejorar de forma rápida y sin depender de grandes inversiones, el principal obstáculo no suele estar en la tecnología, sino en cómo se coordinan las personas a lo largo del proceso.
Makigami permite lograr mejoras disruptivas en plazos muy cortos porque actúa directamente sobre esa capa invisible de la operación: la coordinación entre áreas. En lugar de requerir inversiones adicionales, aprovecha el conocimiento de los propios equipos para rediseñar el flujo de trabajo y eliminar ineficiencias estructurales.
El resultado es un cambio tangible y medible en semanas: reducciones drásticas en tiempos de respuesta, mayor fiabilidad en la ejecución y una mejora significativa en la experiencia del cliente.
Makigami no es una herramienta incremental. Es un enfoque de transformación (kaikaku) capaz de generar mejoras radicales en procesos complejos:
- Reducciones de hasta el 90% en tiempos de proceso
- Eliminación de cuellos de botella invisibles
- Alineación real entre áreas
- Resultados sostenibles sin necesidad de inversión
Y todo ello en un plazo que pocas iniciativas pueden igualar.
Eliminamos la pérdida de visibilidad y control en procesos transaccionales
Sin una comprensión clara de cómo se coordinan las acciones dentro de un proceso, cualquier iniciativa de mejora corre el riesgo de atacar síntomas en lugar de causas.
Makigami asegura que las decisiones se tomen sobre la realidad del proceso, no sobre interpretaciones. Y ahí es donde empiezan las mejoras que realmente impactan en el negocio.
Resultados
Los resultados de aplicar Makigami son consistentes y altamente visibles en muy corto plazo. Al eliminar el 95%–99% del tiempo que no aporta valor —normalmente oculto en esperas, transferencias y descoordinación—, los procesos experimentan mejoras drásticas: reducciones del 50% al 90% en tiempos de respuesta, disminuciones de hasta el 90% en errores y una simplificación radical de interfaces, formularios y sistemas innecesarios.
Más allá de la eficiencia, el impacto es estructural: procesos más estables, mayor claridad en la ejecución, incremento del valor entregado al cliente y equipos con mayor sentido de propiedad sobre el resultado. Todo ello sin necesidad de inversiones adicionales, actuando directamente sobre cómo se coordina el trabajo.